엑셀로 자료 정리하는 방법 (엑셀 초보자들과 신입들 봐줘)

나토리 엑셀로 데이터 정리하고 분석한지 10년차...

요즘 신입들은 모바일 세대라 PC로 뭔가 문서 만드는 게 어색할 때가 있더라궁

컴활 자격증 있다면서 정작 실무에 투입하면 버벅버벅...

초반에 그러는 거는 당연히, 충분히 이해할 수 있는데...

어느 정도 시일이 지나도 엑셀 문서 작업에 어려움을 겪는다면 

'엑셀'이 무엇을 위한 프로그램인지부터 생각해봐야돼

사실 업무하다보면 VBA를 활용할 정도로 고기능 데이터를 만드는 일은 많지 않아

전문 통계업무라면 모를까...

그냥 깔끔하게 정리하고, 적재적소에 데이터를 뽑아낼 줄 아는 게 더 중요해

어려운 함수 100개를 아는 것보다 sum, if를 제때 활용할 줄 아는 게 훨씬 낫다는거야

함수를 쓰더라도 기본적인 데이터 정리가 제대로 되어 있어야돼

솔직히 나는 신입들 3개월차 지났을 때 엑셀로 자료 정리하는 것만 봐도

'아... 이 친구 앞으로 일 잘하겠구나' 혹은 '저거 저러다 고과 좋게 받긴 글렀구나' 싶은 생각도 들더라

물론 엑셀 뿐만 아니라 워드든 한글이든

해당 프로그램으로 만들 때 최적화된 문서양식이 어떤건지 먼저 생각해보자

사내 지정서식이라면 어쩔 수 없지만 자유서식일 땐 최대한 효율적으로 만들어

대부분 신입 삐약이들에게 맡기는 업무는 어려운 일들이 아니야

초반에는 간단한 데이터 정리, 문서 깔끔하게 뽑기, 이 정도일거야

내가 우리 신입한테 거래처랑 담당자랑 실무 내용 정리해서 표로 만들어오라고 한 적이 있거든

당시 신입께서 작성해온 데이터야

겉보기에는 뭐가 크게 문제가 없고 깔끔해보이지만

나중에 이 데이터를 활용해서 자료를 추출할 땐 짜증날거야ㅠㅠ

예를 들어 경기도 광주에 있는 우리 회사 거래처를 필터 기능 이용해서 찾는다고 생각해봐

실무자 이름이랑 회사명을 바로 찾아낼 수 없겠지?

엑셀은 이런 식으로 작성하면 안 돼

만약 저 옆에 수량이나 금액 같은 데이터를 넣는다고 생각해봐

나중에 데이터 뽑아야할 때 엄청 불편할거야

그리고 이건 나의 꼰대마인드인지 모르겠는데

나는 이 문서 서식도 정말 충격적으로 싫었어

문서 작성하면서는 모르겠지만 다른 사람들한테는 파일 전송할 땐 눈금선 없애주는 게 더 깔끔하고

왼쪽 맨 앞에 '연번' 부분만 줄바꿈 되어 있는 것도 너무 신경 못 쓴 티가 나

타이틀과 하단 내용들이 글씨크기, 글씨체(전부 볼드처리의 충격;;)도 영... ㅠㅠ

대부분 타이틀 부분의 글씨 크기가 좀 더 크고 볼드처리를 한 후에

하단은 최소한 볼드처리는 안 하는 게 보기 좋은 거 같아

나중에 수정요청해서 다시 고쳐온 서식이야

보기에도 훨씬 깔끔하지 않니

(앞에 연본 오타는 잊어줘 ㅋㅋㅋ)

데이터 찾기도 훨씬 수월할거고...

여기서 좀 더 신경쓴다면 타이틀 부분 셀에는 옅은색으로 칠해주기도 해

주변 눈금선도 없애버리니까 표만 딱 보여서 문서 집중도도 높아져

상단 타이틀만 글씨크기 키우고 볼드처리 하라는 이유 중 하나는

모두 동일한 폰트면 정렬이나 필터기능 넣었을 때 해당값이 먹히지 않는 경우도 있어서야

타이틀도 데이터로 잡혀서 정렬되면 황당하잖아ㅠㅠ

그리고 되도록 텍스트들도 정렬 맞춰주는 게 좋아

나는 가운데 정렬을 선호하고, 주소나 실무 내용같이 내용이 길어지는 셀은 왼쪽 정렬을 선호해

이건 뭐 개인차가 있을 듯...

(추가)

셀 안에 내용 이것저것 넣고
셀 변경 없이 한 셀에 줄 나눠서 데이터를 쓸 땐 alt+enter로 쓰면 돼

그리고 여러가지 내용을 분류해서 넣고 싶어서

안에 * 이 특수문자 쓰는 토리들도 있을텐데

*가나나, 꿀꿀

*멍멍멍

이런 식으로....

나중에 *를 일괄적으로 지우고 싶을 땐.....

세계가 멸망하는 꼴을 보게 될 것이야.....

컴퓨터학에서 * 이 표시는 전체를 뜻하기 때문에

* 이후에 있는 쉼표나 구분 기호 직전의 모든 글자가 지워져^^ ㅋㅋㅋㅋㅋ

내가 위에 든 예시대로라면 저 셀에서 남는 글자는 '꿀꿀' 뿐입니다 ㅋㅋㅋ

셀 도입부에 특수문자를 쓰더라도 아무거나 쓰면 안 돼ㅠㅠ 

그리고 출력을 해야할 땐

미리보기에 '페이지 설정' 들어가서 여백탭 하단에 페이지 가운데 맞춤 가로든 세로든 체크하면

딱 문서 중앙에 위치되어서 출력되니까 참고해줘

그 전에 페이지 이상하게 넘어가지 않도록 셀 간격 잘 조정하는 거 잊지 말구

처음 미리보기 화면 들어갔을 때 오른쪽 하단에 이게 보일거야

왼쪽꺼 누르면 현재 여백상태 보이거든

그럼 화면에 줄들이 보일텐데 그거 마우스로 여백 조절할 수 있는 기능이야

정말 별 거 아닌 부분이지만

이런 거 하나하나가 엄청 큰 차이를 보인다

엑셀은 잘 다루면 다룰수록 어느 회사를 가든 환영받는 기초 문서능력이야

특히나 신입 땐 문서작성만 이쁘게 잘 해와도 칭찬받는 시기니까

최대한 이것저것 많이 습득해두고 응용력 키우길!