톨-하! 너무 당연하고 사소한거지만 공유해 볼게.
회사에서 의식의 흐름대로 써서 좀 중구난방일 수도 있어.
제일 쉬운 방법 : 전임자나 선배가 쓴 메일에서 내용만 바꾸기.
- 가장 일반적이고 쉬운 방법임. 회사마다 조금씩 쓰는 방법이나 용어가 다르기 때문에 경력자들도 예외없이 쓰는 방법.
문제는 각종 이유로 처음부터 써야 할 때야.
일단 메일의 구성부터 살펴볼게.
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To: 받는 사람. 주로 직접적으로 메일 내용과 관련된 사람을 넣음.
cc: 참조. 당사자는 아니지만 메일 내용을 알 필요가 있는 사람. 주로 유관부서 선배, 상사, 동료 등. 구두로 보고하는 대신 cc로 넣을 수 있음.
bcc: 숨은 참조. 숨은 참조로 보내면 bcc로 받은 사람 외에 to나 cc로 받은 사람은 내가 bcc로 넣은 사람의 이름을 볼 수 없음.
타부서 사람들 모르게 상사에게 관련 내용을 전달해야 할 때 쓰거나 함.
제목: 00의 건 / 00 안내 _ 최대한 간결하게.
내용:
받는 사람- 000 과장님, 000 차장님 등 상황에 따라 부서 이름이 되기도 하고 생략도 가능
직함이 없는 경우에는 000 사우님 하거나 애매할 땐 빼기도 함. to에 있으니까.
인삿말- 항상 많은 업무에 노고가 많으십니다, 업무에 대단히 노고가 많으십니다 등등
내용- 육하원칙(중요)에 따라 간결하게.
맺음말- ~ 오니 확인 부탁드립니다. 0월 0일 00시까지 회신 부탁드립니다 등등
~ 하시기 바랍니다 - 이건 별로 좋지 않아.
회사에서는 상대방이 기분 나쁠 수 있는 가능성을 최대한 없애는 게 좋음.
"~확인 부탁드립니다. 기타 문의사항은 언제든 연락 주시기 바랍니다." 이렇게는 써도 무난해.
감사합니다.
메일 끝에는 명함 또는 이름과 부서명 등이 들어감.
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간단하지?
메일 쓸 때 신경써야 할 건 1. 추가 문의가 필요없는 2. 간결한 내용이야.
특히 육하원칙은 제일 중요해. 누가 몇월 몇일 몇시까지 어디(또는 누구)에게 무엇을 어떻게 왜 제출하거나 전달해야 하는지 써야 함.
추가적인 옵션도 같이 써두면 좋아.(예를 들어 담당자에게 메신저로 제출해도 된다거나 유선으로 신청이 가능하다거나)
글은 내가 고민하고 신경 쓸수록 좋아지니까 기본적으로 맞춤법 검사와 퇴고도 해주는 게 좋지.
여기까지 신경 썼다면 크게 형식에서 벗어나는 일은 없을거야.
파일만 잘 첨부하면 됨!! (신입 때 메일 다 보내놓고 파일 깜빡한 톨..)
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영문으로 넘어가볼게. 메일 형식은 동일해.
받는 사람이 익숙한 사람이냐 아니냐에 따라 나뉘어.
보통은 Dear 성으로 시작함.
Mr./Mrs. 는 붙이기도 하고 빼기도 해. 성별을 알 수 없는 경우가 잦아서.
Dear Smith, 사람일 때
Dear Sales, 부서일 때
Dear Marketing manager, 이름을 모르는 특정인에게 보낼 때
Dear All, 사내 전체 메일이나 다수에게 보낼 때
Hi, Smith! 스미스와 내가 이미 아는 사이일 때.
Good morning. / Good afternoon. 상황에 따라 생략하기도 함.
내용 쓰기.
I am happy to invite you to the ~ 세미나, 교육 기타 등등 안내메일
I would like to check the 명사 내가 뭣 좀 확인하고 싶은데
I would like you to 동사 네가 뭣 좀 해줬으면 좋겠는데
Please 동사 해줘.
by 16:30, Friday, Jun 25 이때까지 해줘.
I appreciate your kind cooperation. 협조해줘서 고마워.
Please let me know if you need further information. 더 필요한 정보 있음 얘기해줘.
요즘에는 코로나 때문에 맺음말로 "Take care and stay safe."도 많이 쓰는 편이더라.
Best regards, 가장 일반적임
Sincerely, 는 사내 메일에서는 거의 안 쓰는데 거래처에는 쓸 듯.
영문 명함이나 연락처 등
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오늘 시이유방에 올라온 문장 깔끔하게 쓰는 팁 너무 유용해서 두고 갈게.
오늘도 직장인톨들 화이팅!!
https://www.dmitory.com/issue/135291133
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